Präsenz-Seminar
Köln
17. November 2026
09:00–16:30 Uhr
860 € zzgl. MwSt.
Plätze verfügbar
Platz sichern 5/5 auf Google · 9,7/10 auf Springest07141 91132-01Seminars in EnglishInhouse-Preis kalkulieren →
Digitale Ablage & papierloses Büro – geordnet arbeiten
Digitale Ablage entscheidet darüber, ob eine Datei sofort auftaucht oder lange gesucht wird. Rechnungen, Verträge, Protokolle und Mails landen täglich auf Laufwerken und in Teamräumen. Sie bauen eine Struktur auf, in der jedes Schriftstück seinen festen Platz hat und das Team es wiederfindet.
Im Lauf des Tages legen Sie Ordnerebenen und Benennungsregeln fest, gehen mit Versionen sicher um, digitalisieren die Tagespost und vergeben Zugriffsrechte mit Bedacht. Danach planen Sie den Weg zum papierlosen Büro in Etappen. Ihre Abteilung nimmt live online teil oder bestellt das Seminar als Inhouse-Training zu einem eigenen Termin.
0 %PowerPoint
100 % Praxis
100 % Praxis
Weiterbildung, die wirkt
Ausgezeichnet bewertet – seit 2008
Unabhängige Bewertungen und Auszeichnungen bestätigen, was unsere Teilnehmenden erleben: Seminare, die in der Praxis wirken. Entdecken Sie weitere Seminare zu Ihrem Thema oder finden Sie mit der Seminarsuche genau das passende Angebot.
Seminar auf einen Blick
Seminarinformationen & Preise
Alle wichtigen Informationen zu Dauer, Durchführung, Preisen und Buchungsmöglichkeiten finden Sie hier auf einen Blick.
- Seminar-Nr. 16020
Ihre Praxis im Mittelpunkt
Bringen Sie eigene Praxissituationen mit.
- 1 Tag · 09:00–16:30 Uhr
- 8 Termine
- Online · Inhouse
- Deutsch · Englisch
- Teilnahmezertifikat und Badge
Präsenz-Seminar
860 €
zzgl. MwSt.
- Workbook, Schreibblock, Stifte
- Zertifikat und digitales Badge
- Seminarhotel, ohne Übernachtung
- Mittagessen als Buffet oder Menü
- 2 Pausen mit Snacks und Obst
Online-Seminar
690 €
zzgl. MwSt.
- Digitales Workbook
- Zertifikat und digitales Badge
- Live, mit Übungen und Fallarbeit
- Kleine Gruppen, Zeit für Fragen
- Keine Reise- und Hotelkosten
Ihre Vorteile
Ihre Vorteile auf einen Blick
Nach diesem Tag hat jedes Dokument in Ihrer Ablage einen festen, nachvollziehbaren Platz.
Eine Ablage, die das Team versteht
Eindeutige Namen, eine logische Struktur und gemeinsame Regeln machen jede Datei leicht auffindbar.
- Ordnerstruktur logisch aufbauen
- Dateien eindeutig benennen
- Versionen sicher führen
- Eingangspost digital erfassen
Ihr Lernweg
Seminarinhalte & Lernmodule
Eine digitale Ablage funktioniert, wenn alle nach denselben Absprachen ablegen. In drei Modulen gestalten Sie Ordnerebenen und Dateinamen, führen Versionen sauber und finden Inhalte über Suche und Schlagworte. Danach digitalisieren Sie die Tagespost, regeln Zugriffe und bereiten den Wechsel zum papierlosen Büro vor.
Modul 1: Ordnerstruktur, Dateinamen und Versionen
Ein gutes Ordnersystem gleicht einem sauber beschrifteten Regal: Wer es zum ersten Mal sieht, findet sich trotzdem zurecht. Daran richten Sie Ihre Struktur aus.
DAS LERNEN SIE
- Ordnerstruktur nach Themen, Vorgängen oder Bereichen aufbauen
- Die Zahl der Ebenen überschaubar halten und Sammelordner vermeiden
- Benennungsregeln mit Datum, Thema und Kürzel festlegen
- Versionen kennzeichnen und eine gültige Fassung bestimmen
- Persönliche Ablage und Teamablage eindeutig voneinander trennen
IHR TRANSFER IN DIE PRAXIS
- Ihre oberste Ordnerebene neu entwerfen
- Eine Namensregel für Ihre drei häufigsten Dokumentarten notieren
- Einen Ordner mit veralteten Entwürfen bereinigen
Modul 2: Suchen, finden und Eingangspost digital erfassen
Briefe kommen morgens am Empfang an, Mails treffen den ganzen Tag ein. Wer beides auf demselben Weg erfasst, schafft eine einzige Ablage statt vieler Stapel.
DAS LERNEN SIE
- Suchfunktionen, Filter und Schlagworte gezielt einsetzen
- Eigenschaften von Dateien wie Autor oder Status sinnvoll pflegen
- Eingangspost scannen, benennen und an Zuständige weiterleiten
- Mailanhänge direkt in der passenden Ablage speichern
- Doppelte Ablage in Postfach, Laufwerk und Teamraum vermeiden
IHR TRANSFER IN DIE PRAXIS
- Drei Schlagworte für Ihre wichtigsten Vorgänge festlegen
- Einen Ablauf für die gescannte Tagespost aufschreiben
- Ihr Postfach auf bereits abgelegte Anhänge prüfen
Modul 3: Zugriffsrechte, Aufbewahrung und papierloses Büro
Ein papierloses Büro entsteht in Etappen. Mit abgestimmten Zugriffsrechten, Vorgaben zur Aufbewahrung und einem Stufenplan findet die Umstellung Rückhalt.
DAS LERNEN SIE
- Zugriffsrechte nach Rollen vergeben und regelmäßig prüfen
- Vertrauliche Inhalte geschützt und nachvollziehbar ablegen
- Aufbewahrung allgemein einordnen und Fragen intern klären
- Teamregeln für Ablage, Benennung und Löschen vereinbaren
- Die Umstellung auf papierlos in überschaubaren Etappen planen
IHR TRANSFER IN DIE PRAXIS
- Freigaben eines Teamordners mit der IT abstimmen
- Einen Entwurf für Ablageregeln im Team vorstellen
- Die erste Etappe Ihres Stufenplans terminieren
DAS LERNEN SIE
IHR TRANSFER IN DIE PRAXIS
Methodik
0 % PowerPoint.
100 % Praxis.
Grundlage ist Ihre eigene Ablage, online wie inhouse. Knapper Input mit viel Praxistransfer wechselt mit Übungen an Beispielordnern. Zu jedem Entwurf erhalten Sie anschließend wertschätzendes Feedback, das Sie weiterbringt.
Praxisfälle gemeinsam lösen
Einen Ausschnitt Ihrer heutigen Ordnerstruktur skizzieren Sie und markieren Stellen, an denen Dateien doppelt oder verstreut liegen.
Gemeinsam reflektieren & lernen
Für typische Vorgänge aus Ihrem Büro bilden Sie Dateinamen nach einem einheitlichen Muster und testen, ob andere sie sofort verstehen.
Methoden direkt anwenden
Teilnehmende aus Sekretariat, Buchhaltung und Sachbearbeitung vergleichen, wie sie Eingangspost scannen, benennen und weitergeben.
Werkzeuge sofort einsetzen
Ihr Ablageplan mit Benennungsregeln und den nächsten Vorhaben liegt am Ende des Tages als Datei auf Ihrem Rechner bereit.
Zielgruppe
Für wen ist das Seminar geeignet?
Willkommen sind alle im Office, die eine digitale Ablage aufbauen, aufräumen oder im Team betreuen und Dateien und Belege ohne langes Suchen finden möchten.
- Assistenz und Sekretariat
- Sachbearbeitung mit vielen Vorgängen
- Office-Management und Teamassistenz
- Buchhaltung und Rechnungsprüfung
- Verantwortliche für den Posteingang
- Teams vor dem Umstieg auf papierlos
Zertifikat & Badge
Weiterbildung, die sichtbar bleibt – digital und auf Papier
Nach dem Seminar erhalten die Teilnehmenden ein Teilnahmezertifikat für die interne Dokumentation und ein digitales Badge für LinkedIn und andere berufliche Netzwerke. Beides ist im Seminarpreis enthalten.
Direkt nach dem Seminar verfügbar
Sichtbar im LinkedIn-Profil
Zertifikat für Ihre Unterlagen
Daten auf Servern in Deutschland
SEMINARTEILNAHME
Neu in Führung
Ihr Name
Ihr Seminardatum
Weiterbildungsformate
Lernen Sie so, wie es am besten zu Ihnen passt
Wählen Sie das Weiterbildungsformat, das am besten zu Ihren Zielen, Ihrem Zeitplan und Ihrem Unternehmen passt.
Empfehlung für Teams
Inhouse-Seminar
Direkt in Ihrem Unternehmen – abgestimmt auf Ihr Team und Ihre Ziele.
- Inhalte individuell anpassbar
- Deutsch oder Englisch möglich
- Termine und Format flexibel planbar
Offenes Seminar
Präsenz-Seminar
Gemeinsam mit anderen Teilnehmenden – deutschlandweit in ausgewählten Hotels.
- Praxisaustausch
- Neue Perspektiven gewinnen
- Feste Termine deutschlandweit
Live online
Online-Seminar
Ortsunabhängig und interaktiv – praxisnah lernen ohne Anreise.
- Ortsunabhängig teilnehmen
- Interaktiv und praxisnah lernen
- Weiterbildung ohne Anreise
Eins zu eins
Individuelles Coaching
Als persönliches Coaching – eins zu eins, individuell und flexibel online buchbar.
- Individuelle Begleitung
- Volle Aufmerksamkeit
- Lösungen gemeinsam entwickeln
30.000+
Teilnehmende seit 2008
40+
Trainer:innen – erfahren & engagiert
Inhouse-Preisrechner
„Neu in Führung“ für Ihr ganzes Team
Inhouse ganz ohne Mindestzahl an Teilnehmenden. Komplettpreis und Tagessatz sehen Sie sofort – das Angebot fordern Sie mit einem Klick an.
Besondere Lernformate
Lernen mit Abstand vom Alltag
Manche Themen wirken stärker, wenn der Alltag weit weg ist. Unsere besonderen Lernformate verbinden intensives Training mit inspirierenden Orten – für besonders nachhaltige Lernergebnisse.
Ein oder zwei Tage in der Natur
Landzeit
In ausgewählten Tagungshotels mitten in der Natur – zum Beispiel im Harz, im Sauerland, im Schwarzwald oder in der Sächsischen Schweiz. Raus aus dem Büro, rein in einen klaren Kopf.
Mehr zu Landzeit
Im Juli und August
Sommerakademie
Lernen, wo andere Urlaub machen: an der Ostsee, am Bodensee oder am Chiemsee. Lange Sommerabende laden dazu ein, das Gelernte im Gespräch zu vertiefen.
Mehr zur Sommerakademie
Im Dezember und Januar
Winterakademie
In weihnachtlich geschmückten Hotels in den Alpen oder im Schwarzwald. Konzentriert lernen, gemeinsam zur Ruhe kommen – ein besonderer Jahresabschluss oder -auftakt.
Mehr zur WinterakademieBei allen drei Formaten inklusive
In der Natur
Tagungshotels an besonderen Orten
Austausch und Vernetzung
Zeit für Gespräche mit anderen
Abendprogramm
Bei Sommer- und Winterakademie, mit Abendverpflegung
Abholung vom nächsten Bahnhof
Auf Wunsch – bitte bei der Buchung angeben
Termine & Buchung
Seminartermine & Buchung
Wählen Sie Ihren Wunschtermin und buchen Sie Ihren Seminarplatz bequem online. Alle Präsenzseminare finden in kleinen Gruppen statt und bieten beste Voraussetzungen für intensiven Austausch, individuelle Fragen und nachhaltigen Praxistransfer.
Online-Seminar
Online
21. Januar 2027
09:00–16:30 Uhr
690 € zzgl. MwSt.
Plätze verfügbar
Platz sichern Online-Seminar
Online
29. April 2027
09:00–16:30 Uhr
690 € zzgl. MwSt.
Plätze verfügbar
Platz sichern Online-Seminar
Online
5. Oktober 2027
09:00–16:30 Uhr
690 € zzgl. MwSt.
Plätze verfügbar
Platz sichern Online-Seminar
Online
5. Oktober 2027
09:00–16:30 Uhr
690 € zzgl. MwSt.
Plätze verfügbar
Platz sichern Online-Seminar
Online
7. Dezember 2027
09:00–16:30 Uhr
690 € zzgl. MwSt.
Plätze verfügbar
Platz sichern Exklusiv
Wunschort
Datum frei wählbar
Ort + Zeit nach Wunsch
860 € pro Person
Ab zwei Anmeldungen organisieren wir Ihren eigenen Termin – in einem Seminarhotel an Ihrem Wunschort.
Beratung anfragenInhouse-Seminar
Inhouse
Datum frei wählbar
Ort + Zeit nach Wunsch
Sofort kalkulierbar
Wir führen dieses Seminar individuell bei Ihnen vor Ort durch – abgestimmt auf Ihre Themen und Zielgruppe.
Inhouse-PreisIhr Wunschtermin. Ihr Wunschort.
Kein passender Termin dabei? Ab zwei Anmeldungen organisieren wir dieses Seminar in einem Seminarhotel an Ort und Termin Ihrer Wahl – zum gleichen Preis.
Wunschtermin anfragen →Inhouse für Ihr Team
Wir führen das Seminar bei Ihnen im Unternehmen durch – abgestimmt auf Ihre Themen, ohne Mindestzahl an Teilnehmenden, auf Deutsch oder Englisch.
Inhouse-Preis kalkulieren →Bewertungen
Was Teilnehmende sagen
5,0 ★★★★★
32 Google-Bewertungen
9,7/10
126 Bewertungen Springest
„
Sehr professionell, tolle Atmosphäre, nie langweilig und Tipps für jeden dabei.
„
Insgesamt hat das Seminar meine Erwartungen übertroffen.
„
Es war definitiv eine prägende Erfahrung. Klare Empfehlung!
Seminarorte
Seminarorte & Inhouse-Trainings deutschlandweit
Unsere Präsenzseminare finden in zehn Städten statt. Landzeit-Seminare und Akademien führen Sie an besondere Orte in der Natur. Inhouse-Trainings gestalten wir bei Ihnen im Haus – deutschlandweit und im gesamten DACH-Raum, ganz ohne Mindestzahl an Teilnehmenden.
Präsenzseminare in Seminarhotels
Landzeit, Sommer- und Winterakademie in Seminarhotels in der Natur
Office-Seminare in Ihrer Stadt
Landzeit-Seminare in Ihrer Region
Persönliche Beratung
Persönlich beraten. Gemeinsam die passende Lösung finden.
Sie suchen das passende Seminar oder möchten gemeinsam herausfinden, welches Format am besten zu Ihrem Bedarf passt? Wir nehmen uns gerne Zeit für ein persönliches Gespräch und beraten Sie individuell – unverbindlich, praxisnah und mit Blick auf Ihre Ziele.
Ob Präsenz-Seminar, Online-Training oder eine individuelle Inhouse-Lösung: Gemeinsam finden wir die passende Weiterbildung für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden.
Persönliche Ansprechpartner:innen
Zeit für Ihre Fragen
Individuelle Beratung
Häufige Fragen
Digitale Ablage – Antworten vor der Anmeldung
Wer die eigene Ablage neu ordnen möchte, fragt vorher oft nach Vorkenntnissen, Software und Ablauf. Auf diese und weitere häufige Anliegen finden Sie hier eine Antwort.
Für wen eignet sich das Seminar Digitale Ablage & papierloses Büro?
Das Training ist für Assistenz, Sekretariat und Sachbearbeitung gedacht, ebenso für Teamassistenzen, die täglich Belege und Dateien ablegen, weitergeben und wiederfinden. Auch wer im Unternehmen den Wechsel auf eine digitale Ablage begleitet, ist hier richtig. Kenntnisse in einer bestimmten Software setzen wir keine voraus; Sie übertragen alles auf Ihr eigenes System.
Wie organisiere ich eine digitale Ablage?
Eine digitale Ablage organisieren Sie in drei Stufen: Zuerst legen Sie eine überschaubare Struktur nach Themen oder Vorgängen fest. Dann vereinbaren Sie Standards für Dateinamen und Versionen, damit jede Fassung eindeutig erkennbar ist. Zum Schluss klären Sie Zugriffsrechte und halten die Absprachen für das Team schriftlich fest, sodass alle am selben Ort ablegen und suchen.
Wie praxisnah ist das Seminar?
Ganz bewusst praxisnah. Mit Beispielen aus Ihrem Büro skizzieren Sie Ihre Ordnerebenen, bilden Dateinamen und gehen den Weg der Post vom Scan bis zur Ablage durch. Kurze Impulse wechseln mit Übungsphasen und hilfreichem Feedback aus der Runde. Zum Schluss halten Sie Ihren Ablageplan mit ersten Vorhaben für die Umsetzung in der Hand.
Kann ich meine eigene Ordnerstruktur ins Seminar mitbringen?
Ja, sehr gern. Ein Bildschirmfoto Ihrer Ordnerstruktur oder eine Liste typischer Dateiarten genügt; vertrauliche Inhalte lassen Sie dabei weg. Bei maximal zwölf Teilnehmenden bleibt Gelegenheit für Ihre Fragen und Beispiele. Inhouse passen wir die Übungen an Ihr Ablagesystem, Ihre Laufwerke und die internen Vorgaben Ihres Hauses an.
Wo und wann findet das Seminar „Digitale Ablage & papierloses Büro“ statt?
Das Seminar „Digitale Ablage & papierloses Büro“ findet als Live-Online-Seminar statt, Seminarzeit ist von 9:00 bis 16:30 Uhr. In Präsenz buchen Sie es als Inhouse-Training bei Ihnen vor Ort oder an einem Wunschort Ihrer Wahl. Alle Online-Termine sehen Sie auf dieser Seite im Abschnitt Termine.
Erhalte ich nach dem Seminar „Digitale Ablage & papierloses Büro“ ein Zertifikat?
Ja. Nach dem Seminar „Digitale Ablage & papierloses Büro“ erhalten Sie ein Teilnahmezertifikat und ein digitales Abzeichen, das Sie in Ihrem beruflichen Profil zeigen können.
Wie läuft das Online-Seminar „Digitale Ablage & papierloses Büro“ ab?
Sie nehmen live online teil und arbeiten in einer kleinen Gruppe mit Ihrer Trainerin oder Ihrem Trainer. Interaktive Übungen, Austausch und persönliches Feedback machen das Online-Seminar „Digitale Ablage & papierloses Büro“ so lebendig und wirksam wie ein Training vor Ort.
Kann ich „Digitale Ablage & papierloses Büro“ als Inhouse-Training oder zum Wunschtermin buchen?
Ja. Als Inhouse-Training kommt das Seminar „Digitale Ablage & papierloses Büro“ zu Ihnen ins Unternehmen – in Präsenz oder online, abgestimmt auf Ihre Ziele. Termin und Gruppengröße bestimmen Sie. Offene Seminare fragen Sie zusätzlich zu Ihrem Wunschtermin an. Wir beraten Sie gern persönlich.
Weiterführende Seminare
Seminare, die Ihr Wissen sinnvoll erweitern
Ihre Ablage hat jetzt Struktur und feste Absprachen. Mit diesen Seminaren ordnen Sie Ihre Arbeitsorganisation, Microsoft 365 und die Zusammenarbeit im Team weiter.
Prioritäten setzen, Fokuszeit blocken, Aufschieben lösen, Tag gut abschließen.
- Wichtiges zuerst erledigen
- Fokuszeiten geschützt
- Abends mit freiem Kopf
Prozesse erfassen, Medienbrüche lösen und Standards im Team verankern.
- Abläufe transparent darstellen
- Doppelarbeit reduzieren
- Standards im Team verankern
Gäste höflich empfangen, Anrufe sicher weiterleiten, Anliegen souverän lenken.
- Gäste souverän empfangen
- Anrufe sicher vermitteln
- Anliegen ruhig steuern
Rolle abstimmen, Prioritäten ordnen, digital arbeiten, souverän kommunizieren.
- Prioritäten sicher setzen
- Führungskräfte gezielt entlasten
- Gespräche souverän führen
Projekte aus dem Office begleiten: planen, nachhalten, sauber dokumentieren.
- Rolle im Projekt abgestimmt
- Fristen verlässlich nachhalten
- Prioritäten souverän setzen
Tagesziele setzen, Ablenkungen reduzieren, im Homeoffice produktiv arbeiten.
- Machbar planen
- Konzentriert arbeiten
- Digitale Abläufe vereinfachen