• Was ist Projektmanagement?
• Kriterien für ein erfolgreiches Projektmanagement
• Die Projektarten
• Die Projektarbeit
• Die Projektplanung
• Die Elemente des Projektmanagements
• Der Ablauf eines Projekts
• Projektassistenz – Erstellung einer Projektakte, Projekt – Controlling im Sekretariat,
• Erkennen von typischen Stolperfallen
• Projekt ist Teamarbeit – Reibungslose Kommunikation im Projektteam
• Der Projektabschluss

• Was ist Projektmanagement?
• Kriterien für ein erfolgreiches Projektmanagement
• Die Projektarten
• Die Projektarbeit
• Die Projektplanung
• Die Elemente des Projektmanagements
• Der Ablauf eines Projekts
• Projektassistenz – Erstellung einer Projektakte, Projekt – Controlling im Sekretariat,
• Erkennen von typischen Stolperfallen
• Projekt ist Teamarbeit – Reibungslose Kommunikation im Projektteam
• Der Projektabschluss

Jede Form der schriftlichen Korrespondenz hinterlässt beim Geschäftspartner einen Eindruck. Stellen Sie durch einen klaren, prägnanten und kundenorientierten Briefstil sicher, dass diese Wirkung optimal und positiv ist. Entrümpeln Sie Ihre Sprache und wählen Sie die Form der persönlichen Ansprache.

Mit Ihrer stilvollen und kundenorientierten Wortwahl zeigen Sie Ihrem Kunden Ihre Wertschätzung. Überzeugen Sie mit Briefen, die gern gelesen und richtig verstanden werden.

SEMINARINHALTE

Zeitgemäße Korrespondenz

• Der Schreibstil von heute: aktiv – kurz – verständlich
• Merkmale zeitgemäßer Korrespondenz: Stilsicher und kundenorientiert
• Positive Formulierungen anstelle von antiquierten Floskeln. Was ist überholt?
• Die richtige Wortwahl und stilvolle Formulierungshilfen
• Wie verfasse ich eine auf den Empfänger zugeschnittene Korrespondenz?
• Zeitgemäß punkten bei den Elementen: Betreff – Anrede – Briefeinstieg – Schlusswort – Grußformel
• Briefkultur und E-Mail – ein Widerspruch? Der gute Ton in E-Mails

 

Layout und Gestaltung

• Übersichtliche Gestaltungs- und Gliederungshilfen
• Corporate Identity
• Layoutgestaltung: Brief, E-Mail & Co.
• Formulierung und Gestaltung: Änderungen und Empfehlungen der neuen DIN-Richtlinie DIN 5008

 

Praxis

• Optimierung Ihrer persönlichen Musterbriefe aus Ihrem Arbeitsalltag

Wie organisieren Sie Ihren Workflow? Grundvoraussetzung für eine gute Büroorganisation ist ein perfektes Selbstmanagement. In diesem Seminar erlernen Sie wirkungsvolle Techniken für Ihre persönliche Selbstorganisation. Ihre strukturierte Vorgehensweise ermöglicht Ihnen, Ihr Arbeitspensum gut zu bewältigen und Ihr Aufgabengebiet perfekt zu organisieren.

SEMINARINHALTE

• Der Faktor Mensch: Unterschiede und Folgen
• Analyse und Eliminierung persönlicher Schwachstellen
• Effiziente Organisation Ihres Arbeitsplatzes
• Arbeitsabläufe, Aufgabenstrukturierung und –lösung
• Wichtige Aufgaben strukturiert erledigen
• Zeitfresser „Zettelwirtschaft“
• Der Vorteil von Ordnungssystemen
• Dokumentenmanagement: Nie mehr Suchen
• Behalten Sie den Überblick durch hilfreiche Arbeitstechniken
• Selbstmanagement: Prioritäten, To-Do-Listen und Tagesplan
• Zeitspartipps für die Bearbeitung von E-Mails
• Terminverwaltung, Outlook

Ihr Büro soll eigentlich Ihre Tätigkeit unterstützen. Allzu häufig verschlingt es stattdessen Unmengen an den wertvollen Ressourcen Zeit und Geld. An der Tagesordnung stehen: Verlorene Zeit mit Suchen, fehlende Informationen oder Unterlagen, die nicht griffbereit sind, etc. Schlussendlich  beanspruchen die Verwaltungstätigkeiten mehr Zeit, als Sie diesen zugestehen können und wollen.

Dieses Seminar hilft Ihnen, zukünftig den Überblick zu wahren und keine Zeit mehr mit Suchen zu verschwenden. Lernen Sie, wie Sie Ihr Büro als wertvolle Unterstützung in Ihren Arbeitsalltag integrieren.

SEMINARINHALTE

• Grundvoraussetzungen für ein effizientes Büro
• Einrichten des Arbeitsplatzes
• Ablage und Archiv übersichtlich anlegen
• Ordnungssysteme nutzen
• Struktur im PC herstellen
• Arbeitsabläufe sicher gestalten
• Kommunikation mit Ihren Kunden
• Zeitmanagement zwischen Kundentermin und Büro
• Führung eines Forderungsmanagements

Dieses Seminar vermittelt einfache Ideen. Überzeugen Sie Ihr Publikum und lassen Sie keine Langeweise aufkommen. Erstellen Sie Ihre Präsentationen einfach und elegant. Weniger ist mehr! Machen Sie mit den richtigen Gedanken und etwas Kreativität aus einer Präsentation eine einmalige Präsentation. Als Werkzeuge hierfür nutzen Sie Power Point, Open Office oder andere gängige Präsentationssoftwares. Am effektivsten können wir dieses Seminar gemeinsam gestalten, wenn Sie Ihr eigenes Laptop zum Workshop mitbringen. Sollten Sie diese Möglichkeit nicht haben, finden wir eine Lösung, Ihnen an diesem Tag ein Laptop zur Verfügung zu stellen.

Lernen Sie in diesem Seminar, worauf es bei Vorbereitung und Gestaltung von Präsentationen ankommt. Sie erhalten zahlreiche Beispiele für die Gestaltung von Präsentationen, die sich sowohl in Sachen Design als auch in Bezug auf die Kommunikation wohltuend von der Masse abheben.

SEMINARINHALTE

• Einführung – In der heutigen Zeit präsentieren!
• Kreativität und Einschränkungen
• Planung einer Präsentation
• Zieldefinition: Was will ich präsentieren? Was ist das gewünschte Ergebnis?
• Zielgruppendefinition: Vor wem präsentiere ich? „Wording“
• Design – Warum ist Schlichtheit wichtig
• Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte – Einführen von Grafiken etc.
• Grundregeln und Techniken zum Präsentationsdesign
• Beispielfolien
• Effektiv arbeiten mit dem Folienmaster
• Ausdruck von Präsentationen, Handouts und Notizenseiten

Der Besucherempfang und die Telefonzentrale sind die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Hier nimmt Ihr Kunde Kontakt mit Ihnen auf und verschafft sich den ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen. Dieser Eindruck muss so positiv, kundenorientiert und professionell wie nur möglich sein. Vermitteln Sie Ihrem Kunden das Gefühl von Aufmerksamkeit und Kompetenz. Doch wie können Mitarbeiter/innen der Zentrale oder des Empfangs innerhalb einer kurzen Zeitspanne dem Kunden das Gefühl von Interesse, Kompetenz und Aufmerksamkeit geben? Wie gewinnen Sie allein durch Ihre Stimme und Wortwahl? Wie können Sie sicher schwierige Situationen gekonnt meistern? Praxisorientiert erhalten Sie eine sichere Grundlage für eine positive und kundenorientierte Ausstrahlung.

SEMINARINHALTE

Arbeitsplatz & Arbeitstechniken

• Die Visitenkarte Ihres Unternehmens – Der Arbeitsplatz Empfang
• Welche Regeln gelten bei einem „öffentlichen“ Arbeitsplatz?
• Der strukturierte Arbeitsplatz: Zahlreiche Tipps und hilfreiche Arbeitstechniken

 

Wertschätzender Umgang mit Kunden am Empfang

• Meine Rolle als Sympathie- und Werbeträger des Unternehmens
• Unsere non-verbalen Faktoren: Erscheinungsbild, Körperhaltung, Mimik und Gestik
• Freundlichkeit – mehr als nur ein Wort
• Grundlagen der kundenorientierten Kommunikation und ihre Bedeutung
• Perfekt von der ersten Sekunde: Begrüßung, Ansprache & erster Eindruck
• Der stilvolle Umgang mit Kunden am Empfang

 

Telefontraining für Ihre Telefonzentrale

• Die perfekte Außenwirkung: Der stilvolle Ton am Telefon
• Gewinnen Sie ab der ersten Sekunde: Die perfekte Meldeformel
• Die Besonderheit der Kommunikation am Telefon
• Welche Formulierungen wir künftig streichen – Was Sie besser nicht sagen sollen
• Wie gibt man ein Gespräch richtig weiter?
• Hilfestellungen kunden- und serviceorientiert anbieten
• Verhalten bei Abwesenheit von Mitarbeitern
• Schwierige Situationen gekonnt meistern (Umgang mit schwierigen Kunden, Beschwerdemanagement)

 

Feed-Back für die Teilnehmer/innen

Selten besteht im Berufsleben die Möglichkeit, Eigenbild mit Fremdbild abzugleichen und Handlungsalternativen zu überdenken:

• Wie wirke ich am Telefon und im persönlichen Kontakt?
• Hin zu einer anderen Wirkung – die ersten Schritte

E-Mails sind für viele zu einem Stressfaktor geworden: Zu viele E-Mails befinden sich im Posteingang, für eine gute Bearbeitung fehlt häufig die notwendige Zeit. Mangelhafte bzw. fehlende Ablage- und Arbeitsordner machen das Chaos perfekt. Struktur und Organisation sind notwendig, um den Überblick zu behalten.

In diesem Seminar erhalten Sie zahlreiche Techniken, wie Sie E-Mails effizient schreiben, empfangen und organisieren. Mit diesem praktischen Wissen haben Sie Ihre E-Mails, Aufgaben und Termine im Griff. So behalten Sie stressfrei den Überblick – Sie sparen Zeit und Nerven, die Sie effektiv für andere Aufgaben nützen können.

SEMINARINHALTE

Ist-Analyse
Posteingang, Ablage- und Arbeitsordner

 

Effizienter Umgang mit E-Mails

• Halten Sie Ihren Posteingang leer und aufgeräumt
• Die 3-Minuten-Regel: Bearbeiten, Weiterleiten, Löschen oder Archivieren?
• Effektive Arbeitsmethoden für die strukturierte Bearbeitung
• Kennen Sie die Regel-Funktion?
• E-Mail-Flut und Zeitdruck beherrschen durch Organisation und Struktur
• Einzelne Postfächer systematisch entrümpeln
• Reduzieren Sie Ihre E-Mail-Menge
• Zeitsparender, besser, einfacher: Sinnvolle Arbeitsordner
• Finden statt suchen: Der Ordnerplan – E-Mail-Ablage mit System
• Kalender, Wiedervorlagen, Aufgabenlisten optimal strukturieren und managen
• E-Mail schreiben: kurz, prägnant und strukturiert
• E-Mail-Regeln für das Team

 

Praxisteil

• Ausarbeiten von Ihrem konkreten Ablagekonzept
• Sinnvolle Ordnerstrukturen entwerfen
• Persönlicher Workflow für Ihre strukturierte E-Mail-Verwaltung
  

In der Produktion mehr als bewährt, schreitet Lean Management unaufhaltsam seinen Weg in unsere Büros weiter. Und das ist gut so: Organisierte Schreibtische unterstützen Arbeitsabläufe und erleichtern unsere Arbeit im Büro. Eine gute Organisation im Office beschleunigt Arbeitsprozesse und senkt die Arbeitskosten. Gemeinsam erarbeiten wir im Seminar Ihre Strategie, wie Sie durch die stetige Verbesserung Ihrer Büroabläufe und Organisation Zeit einsparen und Fehler minimieren. Praxisorientiert erhalten Sie zahlreiche Tipps für Ihre Optimierungsmöglichkeiten.

SEMINARINHALTE

Grundlagen des Lean Managements

• Was bedeutet Ordnung? Für den Prozess? Für mich?
• Japanern über die „Schulter geschaut“: Kaizen & 5S-Methode für das Büro
  

 

Die 5S-Methode

• Seiri: Sortiere aus
• Seiton: Selektiere
• Seiso: Säubere
• Seiketsu: Standardisiere
• Shitsuke: Selbstdisziplin
  

 

Der Schreibtisch

• Schreibtischmanagement: Freier Schreibtisch – freier Kopf
• Finden statt suchen: Standards und feste Plätze

 

Kaizen für das Büro

• Kaizen: Kai = Veränderung + Zen = zum Besseren
• Lösungsorientierung: „Jeder Fehler ist eine Chance zur Verbesserung“
• Analyse von Ihren Arbeitsprozessen – Das Vereinfachen von Arbeitsabläufen
• Schwachstellen im Arbeitsprozess erkennen und verbessern
• Arbeitsplatz und Tätigkeit miteinander abstimmen
• Verbesserung von interner Information und Kommunikation
• Zuständigkeiten und Vertretungen

 

Persönlicher KVP

• Anstehende Aufgaben im Blick behalten
• Suchen – der Zeitfresser
• Standards & Checklisten – hilfreiche Tools für effizientes fehlerfreies Arbeiten
• Methoden für ein funktionierendes Wiedervorlagesystem
• Zahlreiche Arbeitstechniken
• Funktionierende Ablage: Ablageplan für PC und Schrank

Das Verfassen von E-Mails gehört zur täglichen Routine im beruflichen Umfeld: In wenigen Jahren sind E-Mails zum wichtigsten Kommunikationsmedium geworden. Wie auch in der „klassischen“ geschäftlichen Korrespondenz gilt es, bei einer Business-E-Mail wichtige Regeln zu beachten – denn mit jeder Form unserer Korrespondenz hinterlassen wir beim Empfänger einen entscheidenden Eindruck. Zeitgemäße E-Mails sind klar gestaltet und präzise formuliert. Sie sind empfängerorientiert, leicht verständlich und frei von verstaubten Floskeln.

An diesem Seminartag erhalten Sie wertvolle Tipps, wie Sie Ihre E-Mails formulieren und dabei eine positive Wirkung hinterlassen. Gemeinsam optimieren wir Ihre (anonymisierten) E-Mails aus Ihrem Berufsalltag.

SEMINARINHALTE

• Die relevante Betreffzeile
• Welche Begrüßung ist wann angesagt?
• Aktiver Schreibstil: Direkt, konkret und sympathisch formulieren vom Anfang bis zum Ende
• Tragische und magische Wörter
• Stilvolle Formulierungshilfen: Weg von veralteten Standardformu lierungen und hin zu kundenorientierten Formulierungen
• Tipps zur Layoutgestaltung von E-Mails
• Sinnvolle Strukturierungen erleichtern das Lesen
• Verabschiedung und Gruß
• Don’ts im E-Mail-Verkehr: Ping-Pong-Mails & Co.
• Abkürzungen, Emoticons, Smileys & Co.
• Sicherheit in der Korrespondenz finden
• Optimierung Ihrer persönlichen (anonymisierten) E-Mails aus Ihrem Berufsalltag
• Formale Normen im E-Mail-Verkehr: DIN-Richtlinie DIN 5008