In Meetings, Besprechungen und Projektgruppen verbringen wir einen Großteil unserer Arbeitszeit, in der Regel mehr als die Hälfte. Diese Zusammenkünfte gehören zum Arbeitsalltag und werden von den Teilnehmern doch hauptsächlich als Zeitdiebe betrachtet. Von den Kosten ganz zu schweigen. Nur durch strukturierte Planung und  zielorientierte Leitung können wir vermeiden, dass wertvolle  Arbeitszeit verschwendet wird. Wir erreichen stattdessen, dass verbindliche Vereinbarungen und Ergebnisse aus den Meetings hervorgehen. Für diesen Erfolg ist die Rolle des Moderators von zentraler Bedeutung.

SEMINARINHALTE

Strukturierte Planung

• Kosten und Nutzen von Besprechungen
• Inhaltliche Vorbereitung – Definition der Ziele
• Kriterien für die sinnvolle Auswahl der Besprechungsteilnehmer
• Einladung, Agenda und Tagesordnungspunkte
• Von der Tagesordnung zur Moderation
• Methodische Konzeption und persönliche Vorbereitung des Moderators

 

Zielorientierte Leitung

• Die Rolle des Moderators als Besprechungs-Leiter
• Pünktlichkeit, Beginn, Pausen
• Eröffnung und zielorientierte Leitung
• Zeitmanagement: Halten Sie den Zeitrahmen ein
• Problem oder Lösung? Der Nutzen einer produktiven Besprechung mit Fokus auf Entscheidung und Problemlösung
• Gesprächsleitung in unterschiedlichen Diskussionsphasen

 

Handwerkszeug eines professionellen Moderators

• Herausforderungen bewältigen: Richtig auf Störungen und Einwände reagieren
• Fragetechniken und aktives Zuhören
• Binden Sie alle Teilnehmer aktiv ein: Ruhige Teilnehmer einbeziehen, Vielredner wertschätzend bremsen
• Sicherung von Ergebnissen
• Einsatz von Medien: reduziert, stimmig und punktgenau
• Medienmix: Visualisierungstechniken neben PowerPoint
• Aufgaben konsequent von Meeting zu Meeting delegieren und abrufen
• Schwierige Besprechungssituationen gekonnt meistern

 

Dokumentation und Nachbereitung

• Konsequente Dokumentation und Aktionsplanung: Sichern Sie sich verbindliche Ergebnisse
• Das zeitgemäße schlanke Ergebnisprotokoll
• Erstellen von Maßnahmenplänen
• Controlling der Besprechungsergebnisse

If you work in an organisation meetings are an essential part of your work. At the same time inefficient meetings with little outcome but high time investment decrease the motivation of the attendees to participate in a constructive manner. In this training you will learn how to lead meetings efficiently and effectively – from planning to following up.

SEMINAR CONTENT

• Planning and preparation as key factors
• Defining the outcome
• Working effectively with the agenda
• Communications skills for leaders of meetings
• Leading in communication
• Dealing with difficult participants
• Working with visualisation
• Time management
• Keeping minutes efficiently
• Defining, delegating and follow up of action items

In Meetings, Besprechungen und Projektgruppen verbringen wir einen Großteil unserer Arbeitszeit, in der Regel mehr als die Hälfte. Diese Zusammenkünfte gehören zum Arbeitsalltag und werden von den Teilnehmern doch hauptsächlich als Zeitdiebe betrachtet. Von den Kosten ganz zu schweigen. Nur durch strukturierte Planung und  zielorientierte Leitung können wir vermeiden, dass wertvolle  Arbeitszeit verschwendet wird. Wir erreichen stattdessen, dass verbindliche Vereinbarungen und Ergebnisse aus den Meetings hervorgehen. Für diesen Erfolg ist die Rolle des Moderators von zentraler Bedeutung.

Struktur geben, Beteiligung fördern, Ergebnisse erzielen.

Besprechungen leiten ist ein zentrales Führungsinstrument – und oft ein Zeitfresser. In diesem Seminar lernen Sie, wie Sie Meetings klar strukturieren, TeilnehmerInnen aktiv einbinden und mit wirkungsvoller Moderation echte Ergebnisse erzielen. Sie reflektieren Ihre eigene Meeting-Kultur und entwickeln Techniken, um auch in schwierigen Runden souverän zu führen. Das Seminar „Besprechungen leiten“ unterstützt Sie dabei, Meetings mit Struktur, Beteiligung und klarer Moderation professionell umzusetzen.

SEMINARINHALTE

Modul 1: Besprechungen vorbereiten – strukturiert und zielorientiert

– Anlass, Ziel & TeilnehmerInnen: das richtige Setup schaffen
– Einladung, Agenda, Timing – Klarheit von Anfang an
– Unterschiedliche Meetingformate gezielt planen
– Was gehört ins Meeting – und was nicht?

Lernziel: Sie planen Besprechungen effizient und schaffen durch gute Vorbereitung die Basis für produktive Ergebnisse, damit Sie Besprechungen leiten, die klare Ergebnisse bringen und Zeit sparen.

Modul 2: Besprechungen moderieren – klar, lebendig, lösungsorientiert

– Einstieg, Zielfokus, Zeitstruktur: der rote Faden im Gespräch
– Moderationstechniken für Präsenz & Online-Meetings
– Umgang mit VielrednerInnen, Abschweifungen & Konflikten
– Beteiligung fördern: Stille aktivieren, Meinungen integrieren

Lernziel: Sie moderieren Meetings souverän – mit Klarheit, Struktur und aktivierender Gesprächsführung, und gewinnen Sicherheit darin, Besprechungen effektiv zu leiten. Besprechungen leiten verlangt heute mehr als Agenda und Protokoll.

Modul 3: Ergebnisse sichern – Follow-up & Verbindlichkeit

– Ergebnisse dokumentieren & Verantwortlichkeiten klären
– Verbindlichkeit erzeugen – auch bei offener Meinungsvielfalt
– Feedback zur Besprechungskultur einholen und nutzen
– Transfer: Wie bringe ich neue Meeting-Kultur ins Team?

Lernziel: Sie sorgen dafür, dass Besprechungen in die Umsetzung führen – und sich Meetingkultur langfristig verbessert. Sie leiten so Besprechungen, die motivieren statt ermüden.

Transfer & Reflexion

Sie übertragen die Impulse auf Ihre eigene Meetingpraxis, entwickeln neue Routinen, leiten Besprechungen künftig mit mehr Klarheit und Zielorientierung und nehmen eine strukturierte Meetingkultur in die Führungspraxis mit. Sie stärken Ihre Fähigkeit, Besprechungen souverän zu leiten – live wie online.